AFA : funzione conformità anticorruzione

L’Agenzia francese anticorruzione (AFA) è stata istituita dalla legge Sapin 2 (legge n. 2016-1691 del 9 dicembre 2016 relativa alla trasparenza, alla lotta contro la corruzione e alla modernizzazione della vita economica) e ha la missione di aiutare le persone giuridiche di diritto pubblico e privato a prevenire e identificare i fatti di corruzione, traffico d’influenza, estorsione, presa illegale di interessi, appropriazione indebita di fondi pubblici e favoritismo.

Posizionata presso il ministro della giustizia e il ministro del bilancio, l’AFA svolge compiti di consulenza, assistenza e controllo per verificare il rispetto delle misure e delle procedure di conformità da parte delle imprese e gli EPIC (enti pubblici a carattere commerciale).

La conformità anticorruzione può essere definita come l’insieme delle azioni volte al rispetto delle norme giuridiche e alla diffusione dei parametri applicabili alla prevenzione della corruzione – e più in generale alle violazioni del dovere di probità – da parte di un’organizzazione, i suoi dirigenti, collaboratori e terzi con cui l’organizzazione ha rapporti.

Ogni organizzazione deve nominare un responsabile della funzione di conformità che diriga l’implementazione, l’attuazione, la valutazione e il mantenimento del programma di conformità anticorruzione in stretta collaborazione con le funzioni interessate all’interno dell’organizzazione. Il suo posizionamento gerarchico e i mezzi che le sono assegnati testimoniano l’impegno dell’organo direttivo verso i temi della prevenzione e dell’identificazione degli atti di corruzione.

Va detto che la legge Sapin 2 non prevede espressamente l’istituzione di una funzione anticorruzione. Così, in applicazione del principio di libertà di gestione, i dirigenti sono liberi di scegliere il tipo di organizzazione che – tenuto conto delle dimensioni, delle sedi geografiche, del volume d’affari e del settore d’intervento – è il più adatto per l’impresa.

Per aiutare le interessate interessate a strutturare una funzione di conformità anticorruzione integrata ed efficace, l’AFA ha pubblicato il 4 febbraio 2019 delle linee guida dal titolo: «La funzione di conformità anticorruzione nell’impresa», che analizzano i quattro punti seguenti:

1. La funzione conformità: una questione strategica trasversale che rientra nella responsabilità dell’organo direttivo

L’AFA ricorda che la funzione di conformità anticorruzione è una funzione sensibile e strategica per l’impresa in quanto permette di rafforzare l’immagine, la reputazione e la fiducia nei confronti degli stakeholder (clienti, fornitori, collaboratori, autorità pubbliche, investitori, partner commerciali …) dimostrando l’impegno dell’impresa e dei suoi dirigenti a rispettare gli standard etici e legali.

Pertanto, è essenziale che l’organo direttivo specifichi esattamente il perimetro e i compiti che il responsabile della funzione di conformità anticorruzione deve svolgere. A questo proposito, l’AFA propone una descrizione della funzione conformità anticorruzione, precisando che quest’ultima ha in particolare il compito di:

• Progettare il programma di conformità anticorruzione
• Gestire l’implementazione, l’attuazione e il monitoraggio del programma di conformità
• Animare il programma di conformità anticorruzione e diffondere la cultura anticorruzione all’interno dell’azienda
• Trasporre, se del caso, le procedure interne relative al programma di conformità negli strumenti informatici
• Monitorare l’implementazione del programma di conformità anticorruzione, convalidare la conformità dei processi e garantire il suo corretto funzionamento
• Garantire il monitoraggio delle norme e delle buone pratiche e seguire l’evoluzione delle norme e degli standard internazionali
• Fungere da punto di contatto delle funzioni commerciali o di altre funzioni esposte al rischio di corruzione
• Riferire sull’attuazione e l’efficacia del programma di conformità all’organo direttivo
• Contribuire, se del caso, alle indagini interne avviate in seguito a rivelazioni di sospetti o fatti di corruzione e collaborare con le funzioni mobilitate
• Proporre, se del caso, all’ufficio risorse umane l’applicazione di sanzioni disciplinari in caso di violazione del Codice di condotta anticorruzione
• Partecipare, se del caso, all’istruzione di fascicoli che possono essere oggetto di comunicazione alle autorità nell’ambito o al di fuori delle indagini penali.

Per facilitare il pilotaggio della funzione di conformità anticorruzione è essenziale che essa collabori con le altre funzioni dell’azienda. In effetti, la conformità comprende diversi domini che vanno ormai al di là della corruzione, ciò vuol dire che l’ambito di intervento del responsabile della funzione di conformità anticorruzione può essere più esteso.

Per questo motivo, l’AFA sostiene che può essere utile definire e rappresentare, all’interno di una matrice delle responsabilità, il ruolo e le responsabilità di tutti gli attori implicati in ogni processo dell’organizzazione.

2. Governance della funzione di conformità anticorruzione

Non esiste un modello unico di conformità anticorruzione. Ogni impresa – come già detto – deve strutturare la propria organizzazione in funzione delle proprie esigenze e del proprio grado di maturità in termini di prevenzione e individuazione dei rischi di corruzione.

La creazione di un efficace e valido dispositivo anticorruzione richiede un forte impegno da parte dell’organo di governance. Tale impegno deve tradursi in azioni concrete basate su una serie di criteri che l’organo direttivo deve prendere in considerazione al momento della nomina del responsabile della funzione conformità anticorruzione.

Questi criteri sono elencati dall’AFA e riguardano i 6 punti seguenti:

• Indipendenza della funzione di conformità
• Il suo posizionamento nell’organizzazione (in particolare la sua posizione gerarchica)
• Le modalità di accesso e di rendicontazione all’organo direttivo, ed eventualmente al Consiglio di amministrazione e ai comitati specializzati
• La sua articolazione con le altre funzioni dell’organizzazione e le altre aree di conformità
• I mezzi materiali e umani associati alla funzione

L’AFA insiste in particolare sul fatto che il posizionamento gerarchico del responsabile della funzione di conformità anticorruzione nell’organizzazione rientra nella competenza dell’organo direttivo. Tale posizionamento deve permettergli di garantire: l’obiettività delle sue valutazioni, l’indipendenza della sua azione rispetto alle altre funzioni dell’impresa e un facile accesso all’organo direttivo, al fine di ottenerne l’ascolto e il sostegno, ma anche ogni informazione utile all’esercizio della sua missione.

In effetti, l’AFA ricorda che il collegamento del responsabile della funzione conformità anticorruzione alla direzione generale e la sua appartenenza al comitato direttivo costituiscono indizi favorevoli ma non sufficienti, soprattutto nel caso in cui il responsabile non è in grado di interagire regolarmente con l’organo di amministrazione, per ottenere indicazioni utili all’esercizio della sua missione.

L’AFA affronta anche la questione delle risorse umane e finanziarie che devono essere proporzionate ai compiti assegnati. A tale riguardo, l’AFA non richiede espressamente che il responsabile della funzione di conformità anticorruzione disponga di un bilancio proprio, ma invita i dirigenti a valutare con attenzione l’ambito d’azione e i mezzi necessari all’esercizio efficace della sua missione.

L’AFA ricorda che il responsabile della funzione conformità anticorruzione è soggetto al duplice controllo dell’organo di governance, a cui deve presentare periodicamente un rapporto sulle azioni realizzate durante la sua missione, e del comitato di audit interno.

Un’altra buona pratica raccomandata per garantire l’implementazione e l’attuazione del dispositivo di conformità eppoi quella della costituzione di una rete di conformità anticorruzione all’interno dell’organizzazione, che coinvolga le funzioni operative dell’impresa, al fine di facilitare il feedback  (ad esempio per quanto riguarda l’attuazione di politiche e procedure specifiche) e migliorare la qualità del dispositivo di anticorruzione.

3. Profilo e responsabilità del responsabile della funzione conformità

La funzione di conformità anticorruzione è una funzione sensibile e strategica, che deve essere guidata da una persona con solide competenze giuridiche, una buona conoscenza dell’organizzazione o in ogni caso capace di adattarsi rapidamente a un nuovo ambiente, e possedere capacità manageriali e diplomatiche necessarie per interagire con i dirigenti e le altre funzioni trasversali dell’azienda.

Inoltre, in alcuni settori di attività, il responsabile della funzione di conformità anticorruzione deve possedere competenze e qualifiche tecniche specifiche per definire e attuare dispositivi anticorruzione in conformità con la regolamentazione settoriale delle attività regolamentate.

Il responsabile della funzione anticorruzione è quindi responsabile di guidare l’implementazione del programma anticorruzione, che deve includere:

• La cartografia dei rischi 

Il responsabile della funzione anticorruzione coordina lo sviluppo della mappatura dei rischi di corruzione, al fine di identificare, valutare e classificare i rischi di corruzione a cui è esposta l’impresa. La mappatura dei rischi di corruzione deve tener conto delle specificità dell’impresa, in particolare dei suoi settori di attività e delle zone geografiche nelle quali è situata. Deve essere regolarmente aggiornata per tenere conto di eventuali sviluppi legislativi e regolamentari in materia di corruzione.

• Il Codice di condotta

Il responsabile della funzione conformità anticorruzione collabora con le altre funzioni dell’impresa (in particolare con le funzioni: legale e risorse umane) per l’elaborazione del Codice di condotta anticorruzione, che definisce i principi e mira a sviluppare la cultura della legalità all’interno dell’impresa e nelle relazioni con le parti interessate.

• Il programma di formazione

Il responsabile della funzione conformità anticorruzione assiste il responsabile della funzione risorse umane nella definizione e nell’attuazione di un programma di formazione volto a sensibilizzare in via prioritaria i dirigenti e i dipendenti più esposti ai rischi di corruzione e di traffico di influenza.

• L’adozione di una procedure di segnalazione

 In collaborazione con altre funzioni interessate (risorse umane, servizio giuridico, ecc.…), il responsabile della funzione conformità anticorruzione provvede all’attuazione della procedura relativa all’adozione di canali interni di segnalazione per facilitare il trattamento delle segnalazioni dei dipendenti in ordine a situazioni o comportamenti contrari al Codice di condotta.

• Il regime disciplinare

In collaborazione con le altre funzioni interessate (risorse umane, servizio giuridico, ecc.…), il responsabile della funzione conformità anticorruzione può essere associato e procedere all’istruzione dei fascicoli disciplinari.

• La valutazione dell’integrità di terzi

Nel processo di valutazione dei terzi, il responsabile della funzione conformità anticorruzione deve collaborare con le altre funzioni operative e procedere ad una valutazione in caso di rischi.

Deve essere avvisato in caso di incidenti che si verificano durante il rapporto con i terzi e verificare che le valutazioni effettuate siano state correttamente eseguite. Deve elaborare degli indicatori per valutare la performance del dispositivo di valutazione dei terzi, di cui rende conto all’organo di governance, e realizzare una due diligence dei contratti proponendo, in caso di anomalie, il non rinnovo degli stessi.

• Le procedure di controllo contabile

In collaborazione con le funzioni interessate (servizi finanziari e controllo interno), il responsabile della funzione conformità anticorruzione procede alla definizione ed implementazione di procedure contabili destinate a prevenire i rischi di corruzione e di manipolazione contabile (note spese, mecenatismo e sponsorizzazione…).

• Il sistema di controllo interno e di valutazione interna

Nell’ambito del controllo interno, il responsabile della funzione di conformità anticorruzione elabora e attua un piano di controllo di secondo livello che copre l’intero dispositivo di prevenzione della corruzione.

La creazione di un dispositivo anticorruzione efficace deve quindi essere articolata su 3 pilastri per garantire: la prevenzione (formazione, valutazione dei terzi, codice di condotta), la rilevazione dei rischi di corruzione (sistema di allerta interno e sistemi di controllo interni e contabili) e l’attuazione di misure correttive (misure correttive e sanzioni disciplinari in caso di inosservanza del Codice di condotta anticorruzione).

4. Responsabilità del responsabile della funzione conformità

L’AFA ricorda che l’articolo 17 della legge Sapin 2 fa ricadere la responsabilità dell’attuazione del dispositivo di conformità anticorruzione sui dirigenti dell’impresa. Ne consegue che la responsabilità del responsabile della funzione conformità anticorruzione non può essere ricercata sulla base di questo articolo e qualsiasi delega di potere conferita, a tal uopo, dal dirigente è inefficace.

La responsabilità personale del responsabile della conformità, oltre a quella dell’impresa, può essere assunta dinanzi alla commissione delle sanzioni dell’AFA, solo in determinati casi.

Infatti, l’AFA precisa che la violazione degli obblighi professionali può essere imputata al responsabile della conformità in caso di commissione di fatti di corruzione solo se quest’ultimo non fosse stato in grado di prevenirli, ad esempio informando i dirigenti in tempo utile.

Il mancato intervento può dunque esporlo all’applicazione di sanzioni disciplinari, tanto più che l’art 6 della legge Sapin 2 prevede espressamente che quest’ultimo può agire come whistleblower.

Invece, il mancato rispetto da parte del responsabile della funzione dei suoi obblighi professionali non può costituire, dal punto di vista del diritto penale, un atto di partecipazione, come autore o complice, di un atto di reato di corruzione. Per corrompere, è necessario aver partecipato personalmente e attivamente alla commissione di reati di corruzione.

Conclusione

Le raccomandazioni elaborate dall’AFA non creano obblighi giuridici per le imprese interessate. Tuttavia, esse indicano gli aspetti specifici che i dirigenti devono considerare nella definizione e nell’attuazione effettiva del dispositivo anticorruzione. Le buone pratiche proposte dall’AFA hanno quindi lo scopo di consentire alle imprese interessate di garantire la coerenza tra la loro organizzazione interna e il perseguimento dei loro obiettivi anticorruzione in linea con le disposizioni previste dalla legge Sapin 2.

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