La direttiva (UE) 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto nazionale e dell’Unione europea è stata adottata il 23 ottobre 2019 dal Parlamento europeo e dal Consiglio d’Europa. Doveva essere recepita dagli Stati membri entro il 17 dicembre 2021. Ma l’Italia, con ritardo, ha provveduto al suo recepimento con il decreto legislativo 24 del 10 marzo 2023.

Tuttavia, l’Italia non è stata l’unico Paese ad essere in ritardo. Nessun altro Stato membro ha recepito la direttiva nel suo ordinamento giuridico interno prima della scadenza del termine fissato dal legislatore europeo[1].

La direttiva europea mira a stabilire norme minime comuni che garantiscano una protezione efficace dei. Whistleblowers (informatori), vale a dire delle persone fisiche che lavorano per un’organizzazione pubblica o privata, che segnalano fatti illeciti o violazioni commesse in un contesto professionale.

Il ruolo svolto dai whistleblowers è quindi importante in quanto aiutano gli Stati e le organizzazioni, pubbliche e private, a prevenire danni e rilevare minacce o pregiudizi per l’interesse pubblico, che potrebbero, senza di loro, rimanere nascosti.

Il testo europeo introduce cambiamenti significativi. In primo luogo, la nozione di whistleblower è stata ampliata: la persona segnalante può ora essere un dipendente, un tirocinante, un candidato all’impiego, un collaboratore esterno o occasionale, un azionista o un socio, un membro dell’organo di amministrazione o di sorveglianza, un contraente congiunto o un subappaltatore o un facilitatore[2].

Inoltre, la direttiva impone la creazione di canali di comunicazione – sia interni che esterni all’impresa – e prevede misure di protezione rafforzate per i whistleblowers, in particolare imponendo un obbligo di riservatezza per quanto riguarda l’identità di questi ultimi.

Il decreto legislativo 24/2023 – che abroga e sostituisce le disposizioni precedentemente in vigore[3]– ha quindi permesso all’Italia di portare a termine il processo di recepimento e di far evolvere il regime di protezione dei whistleblowers.

Il testo prevede un’entrata in vigore scaglionata in due tappe. Così, nelle società di diritto pubblico, le nuove disposizioni sono entrate in vigore a partire dal 15 luglio 2023, mentre gli enti di diritto privato – il cui organico è compreso tra 50 e 250 dipendenti – hanno tempo fino al 17 dicembre 2023 per rivedere e aggiornare le loro politiche e procedure per la raccolta e il trattamento delle segnalazioni e, se del caso, modificare la loro organizzazione interna.

Per aiutare gli organismi interessati a conformarsi a questi nuovi requisiti di legge, l’ANAC – Autorità nazionale anticorruzione italiana – ha adottato, il 12 luglio 2023, delle linee guida[4]. Tali raccomandazioni interpretano le disposizioni del decreto legislativo 24/2023 e definiscono le modalità di attuazione dei dispositivi di allarme interno.

Altre linee guida sono state adottate, nell’ottobre 2023, da Confindustria (Confederazione generale dell’industria italiana)[5] e dal Consiglio Nazionale dei Dottori commercialisti degli Esperti contabili[6].  Entrambi i testi – rivolti alle PMI e alle società quotate soggette alle disposizioni del decreto legislativo 24/2023 – forniscono una presentazione didattica sull’ambito di applicazione delle norme sulla protezione dei whistleblowers e forniscono esempi di buone prassi da applicare.

Ambito di applicazione del decreto legislativo 24/2023 e oggetto dell’allarme

Le disposizioni di cui al decreto legislativo 24/2023 si applicano agli organismi di diritto pubblico e privato, individuati negli articoli 2 e 3 del suddetto decreto.

Per quanto riguarda gli enti di diritto privato, si precisa che le nuove disposizioni riguardano le seguenti entità:

  1. Le imprese che hanno impiegato, nell’ultimo anno, almeno 50 dipendenti
  2. Le imprese che non hanno raggiunto la soglia dei 50 dipendenti, ma che sono tenute a rispettare la legislazione in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari, di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo (LCB-FT), di protezione dell’ambiente e di sicurezza dei trasporti
  3. Le imprese che non hanno raggiunto la soglia di 50 dipendenti, ma sono tenute ad applicare le disposizioni previste dal decreto legislativo 231/2001 e a dotarsi di un modello di organizzazione, gestione e controllo (MOGC).

Le informazioni che possono essere segnalate nell’ambito di un’allerta devono riguardare fatti illeciti o violazioni delle disposizioni legislative nazionali e dell’Unione europea che possano ledere l’interesse pubblico o l’integrità della pubblica amministrazione o dell’entità privata, di cui i whistleblowers sono venuti a conoscenza nell’ambito della loro attività professionale.

Pertanto, le informazioni oggetto di un allarme devono essere circostanziate per consentire la valutazione dei fatti e la gestione delle segnalazioni da parte delle organizzazioni interessate (pubbliche o private) e delle autorità competenti.

Procedure e modalità di segnalazione

Conformemente alle disposizioni stabilite dalla direttiva (UE) 2019/1937, il decreto legislativo 24/2023 prevede che il segnalatore possa ormai scegliere tra tre diversi mezzi di segnalazione:

  1. Segnalazioni interne presso le imprese interessate

Nel quadro del decreto legislativo 24/2023, a partire dal 17 dicembre 2023, le imprese con almeno 50 dipendenti devono dotarsi di una procedura di raccolta e trattamento delle segnalazioni. Per le imprese con meno di 250 dipendenti, questa procedura potrà essere comune ad altre imprese o ad altre società dello stesso gruppo.

In effetti, il decreto non prevede alcuna disposizione per le imprese appartenenti allo stesso gruppo che superano la soglia di 250 dipendenti.

La procedura interna deve prevedere un canale di ricezione delle segnalazioni che possono essere fatte in forma scritta (per posta, inviando una lettera raccomandata con avviso di ricevimento) o in forma orale (tramite telefono o sistemi di messaggistica o mediante un incontro diretto organizzato entro 10/15 giorni lavorativi dalla ricezione della segnalazione).

La segnalazione orale – su richiesta e con il consenso della persona segnalante – deve essere protocollata, registrata in apposito registro, e trascritta integralmente a verbale.

Il whistleblower è informato per iscritto della ricezione della segnalazione entro 7 giorni lavorativi.

La procedura interna deve identificare la persona o le funzioni dell’impresa che sono abilitate a trattare le segnalazioni e a garantire la riservatezza delle informazioni e la protezione dell’identità dell’informatore per evitare ritorsioni.

La definizione dei ruoli deve tener conto delle dimensioni e dell’organizzazione dell’impresa. Sicché, tale ruolo può essere affidato ad uno dei seguenti organi:

  • Responsabile dell’internal audit
  • Organismo di Vigilanza nelle imprese tenute ad attuare un modello di organizzazione di gestione e di controllo (MOGC) ai sensi del decreto legislativo 231/2001. Tale organo è incaricato di rafforzare il dispositivo di allarme interno, di aggiornare le procedure e il regolamento interno, nonché il dispositivo delle sanzioni
  • Comitato etico

Gli organi sopra citati devono essere indipendenti e possedere le competenze necessarie all’esercizio dei compiti previsti dal decreto legislativo 24/2023. Devono ricevere ogni segnalazione e accertarsi – al momento dell’inchiesta interna – che i fatti segnalati rientrino nell’ambito di applicazione del dispositivo di whistleblowing.

Una volta terminata l’inchiesta interna, possono decidere di archiviare la segnalazione quando le accuse sono inesatte o infondate, oppure possono informare i dirigenti dell’impresa (management, amministratore delegato, responsabili delle funzioni giuridica e risorse umane) per consentire a questi ultimi di adottare le misure necessarie per porre rimedio ai fatti oggetto della segnalazione.

La procedura interna deve infine prevedere che l’impresa deve informare per iscritto il whistleblower, entro un termine massimo di tre mesi, sulle misure adottate e sul risultato finale dell’istruzione.

  1. Segnalazioni esterne presso gli organismi competenti

Tali organismi competenti sono designati direttamente dagli Stati membri nell’ambito del recepimento della direttiva (UE) 2019/1937. Il decreto legislativo 24/2023 ha quindi designato l’ANAC come la sola autorità competente in materia.

I whistleblowers possono effettuare la loro segnalazione direttamente all’ANAC, nel caso in cui l’impresa non abbia attuato un dispositivo di allarme interno oppure nel caso in cui il segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito o possa determinare il rischio di ritorsione.

La segnalazione diretta all’ANAC mira in definitiva a rafforzare la protezione degli informatori che temono di subire ritorsioni o essere licenziati.

  1. O attraverso pubblica diffusione

Il decreto legislativo 24/2023 introduce un’ulteriore modalità di segnalazione, permettendo così al whistleblower di divulgare pubblicamente le informazioni attraverso la stampa, mediante sistemi elettronici o altri mezzi di diffusione suscettibili di raggiungere un gran numero di persone.

Tuttavia, questa modalità di divulgazione può essere utilizzata soltanto a condizione di soddisfare almeno una delle seguenti condizioni:

  • L’informatore ha già utilizzato i mezzi di allerta interni ed esterni ma l’impresa o l’organismo competente non hanno adottato alcun provvedimento entro il termine previsto dal decreto legislativo 24/2023
  • L’informatore ha ragionevoli motivi di ritenere che la violazione possa rappresentare un pericolo grave e imminente o manifesto per l’interesse pubblico, o che esiste una situazione di emergenza o di rischio di danno irreversibile.
  • L’informatore ha ragionevoli motivi per ritenere che la segnalazione esterna possa comportare un rischio di ritorsioni o che sia assai improbabile che la violazione possa essere effettivamente sanata.

Protezione rafforzata dei whistleblowers

Il decreto legislativo 24/2023 prevede una serie di misure volte a rafforzare le condizioni di riservatezza, la protezione contro eventuali rappresaglie e le condizioni di irresponsabilità del whistleblower.

Il legislatore ha così stabilito che la legge protegge non solo l’informatore, ma anche il suo entourage (in particolare i facilitatori, i colleghi, l’ambiente familiare, ma anche alcune persone giuridiche) e tutti i terzi menzionati nella segnalazione.

L’informatore è protetto da eventuali ritorsioni: non può essere licenziato, sanzionato o essere oggetto di misure discriminatorie a causa della sua segnalazione.

Beneficia anche di un’immunità penale, civile e amministrativa che può essere attivata quando sono soddisfatte le due condizioni seguenti:

  1. Al momento della rivelazione o della diffusione, vi sono ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni siano necessarie per rivelare la violazione segnalata
  2. La segnalazione è stata effettuata nel rispetto delle condizioni previste dal decreto legislativo 24/2023 e quindi la persona segnalante può beneficiare della protezione contro le ritorsioni.

In altre parole, l’autore della segnalazione può beneficiare di tale immunità quando le ragioni alla base della rivelazione o della diffusione dell’informazione non sono fondate su semplici speculazioni, pettegolezzi o comportamenti opportunistici.

gp@giovannellapolidoro.com

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[1] Nel gennaio 2022 la Commissione europea ha inviato lettere di costituzione in mora a 24 Stati membri per la mancata trasposizione e comunicazione delle misure di recepimento alla Commissione entro il termine stabilito. Tra gli Stati messi in mora figurano anche la Francia e Italia. La legge n. 2022-401 del 21 marzo 2022 (detta legge Waserman) ha consentito alla Francia di recepire la direttiva (UE) 2019/1937 nell’ordinamento giuridico interno. Questa legge è stata completata dal Decreto 2022-1284 del 3 ottobre 2022 che specifica le modalità di raccolta e trattamento delle segnalazioni.

[2] Un facilitatore è una persona diversa dall’informatore, che beneficia della protezione a causa dell’assistenza fornita a quest’ultimo. Un facilitatore può essere: (a) una persona fisica (un parente o un collega), (b) o una persona giuridica di diritto privato senza scopo di lucro (un’associazione, un sindacato o un’organizzazione non governativa).

[3] Il decreto legislativo 24/2023 abroga e sostituisce la legge nº 190 del 6 novembre 2012 e la legge nº 179 del 30 novembre 2017

[4] v. ANAC, Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne. Il testo è disponibile qui

[5] v. CONFINDUSTRIA, Nuova disciplina Whistleblowing – Guida operativa per gli enti privati. Il testo è disponibile qui.

[6] v. CONSIGLIO NAZIONALE DEI DOTTORI COMMERCIALISTI E DEGLI ESPERTI CONTABILI, Nuova disciplina del Whistleblowing e impatto sul d.lgs. 231/2001. Il testo è disponibile qui.