Les dirigeants, les salariés et les collaborateurs de l’entreprise sont parfois tentés de mettre en place des comportements illicites, espérant ainsi de réaliser un gain économique immédiat. Un tel calcul s’avère souvent une stratégie perdante car ces types de comportements peuvent être, à tout moment, démasqués par le management de l’entreprise ou par une enquête judiciaire.
Bien évidemment, le risque lié au comportement illicite de dirigeants et de subordonnés est majeur si l’équipe de direction n’a adopté aucune mesure pour protéger l’entreprise. Cela peut compromettre la crédibilité du management et nuire à l’image et à la réputation de l’entreprise sur le marché.
Afin d’éviter ce genre de risques juridiques (pénaux et civils), le législateur italien a établi que les entreprises doivent se conformer aux dispositions visées par le décret législatif 231/2001, portant sur la responsabilité administrative des organismes constitués sous la forme d’une personne morale ou d’une association, y compris celles non dotées de personnalité juridique.
Ce texte dispose que la responsabilité de l’entreprise ne peut pas être engagée si elle a adopté et appliqué efficacement, avant que l’infraction ne soit commise, un modèle d’organisation, de gestion et de contrôle (Modèle 231) de nature à empêcher des infractions du type de celle constatée.
Le Modèle 231
Le Modèle 231 n’est pas uniquement un bon outil de prévention du risque pénal, il est aussi un outil de contrôle qui permet d’avoir une vision globale des divers dispositifs de contrôle – à caractère plus sectoriel – existants dans l’entreprise. Cette particularité du Modèle 231 présente l’avantage d’aider l’équipe de direction à détecter rapidement d’éventuelles infractions commises au détriment de l’entreprise, grâce à des mécanismes de contrôle et d’alerte et à des mesures d’information et de sensibilisation.
Prévenue suffisamment tôt, l’équipe de direction pourra prendre, dans les meilleurs délais, les décisions correctives qui s’imposent pour minimiser les risques et améliorer le système de contrôle interne.
La mise en place du Modèle 231 est le résultat d’activités d’analyse et de projet dont les étapes peuvent être ainsi résumées :
- Identification méthodique des activités sensibles dans le cadre desquelles des infractions peuvent être commises.
- Etablissement d’une cartographie des risques et définition de protocoles et de procédures spécifiques de contrôle
- Identification des modalités de gestion de flux financiers
- Définition des standards généraux de transparence des activités
- Institution d’un Organisme de vigilance (OdV) et définition des flux d’informations vers et au départ de celui-ci
- Définition d’un système d’information (système informatique, flux de reporting, système d’indicateurs par processus et activités) permettant à l’équipe de direction et aux fonctions opérationnelles de l’entreprise d’accomplir les tâches qui leur ont été confiées
- Formation des salariés et diffusion de la culture de l’éthique et de la conformité à tous les niveaux de l’entreprise
- Introduction d’un système disciplinaire susceptible de sanctionner, de manière appropriée, le non-respect du Modèle 231
- Rédaction d’un Code d’éthique (joint en annexe au Modèle 231) contenant les principes et les règles de comportement pour tous les destinataires du Modèle : équipe de direction, salariés, collaborateurs, parties prenantes (conseillers externes, fournisseurs, autorités, banques, etc.), ainsi que les filiales opérationnelles de l’entreprise.
- Définition de règles pour la mise à jour du Modèle 231 en cas de changement de l’organisation ou bien en cas d’évolution des dispositions législatives et réglementaires
Une prise de position claire, ferme et publique de l’entreprise en faveur du respect des règles visées par le décret législatif 231/2001 constitue une condition-clé de réussite d’un bon programme de conformité. Sans dire que cette approche, c’est le meilleur moyen pour l’entreprise pour échapper à la responsabilité administrative, qui n’est rien d’autre qu’une responsabilité pénale.
La structure du Modèle 231
Le Modèle 231 est un document composé de deux parties : une partie générale et une partie spéciale subdivisée en plusieurs sections spécifiques. Dans l’établissement du Modèle 231, l’entreprise doit se conformer aux lignes directrices édictées par les associations représentatives d’intérêts catégoriels (selon le secteur de business) approuvées par le Ministère de la justice et aux dispositions visées par la législation, européenne et internationale, en matière notamment de corruption et de sécurité environnementale.
- La partie générale
La partie générale du Modèle 231 contient les principes généraux que les dirigeants, les salariés et les collaborateurs doivent respecter au sein de l’organisation et dans les relations avec les parties prenantes. La structure de la partie générale doit nécessairement prévoir certains principes et éléments essentiels aux fins de la conformité du Modèle 231 aux dispositions visées par le décret législatif 231/2001.
En particulier, la partie générale doit remplir les conditions suivantes : 1. Brève description de l’histoire de l’entreprise : sa mission, ses objectifs, ses valeurs et son secteur de business, 2. Présentation de l’organisation et des règles de gouvernance, 3. Bref examen de la discipline contenue dans le décret législatif 231/2001 et des composantes essentielles du Modèle 231, 4. Description des délits qui peuvent entrainer la responsabilité administrative de l’entreprise, 5. Identification des destinataires du Modèle 231, 6. Rôle, pouvoirs et fonctions de l’Organisme de vigilance (OdV), 7. Système disciplinaire et identification des sanctions applicables en cas de violation du Modelé 231.
- La partie spéciale
La partie spéciale – qui peut être subdivisée en plusieurs sections spécifiques compte tenu de la complexité de l’organisation, de la gouvernance et du secteur d’intervention de l’entreprise – identifie les activités de l’entreprise dans le cadre desquelles peuvent être commis les délits visés par le décret législatif 231/2001.
Elle établit donc les principes, les protocoles et les procédures de contrôle que les dirigeants, les salariés, les collaborateurs (…) doivent appliquer dans l’exercice de leurs fonctions afin d’éviter la commission d’infractions au sein de l’entreprise ou dans les relations avec les parties prenantes.
Ce document peut être plus ou moins détaillé compte tenu des besoins de l’entreprise.
Conclusions
Le décret législatif 231/2001 ne règlemente pas avec précision la structure du Modèle 231, il se limite à fixer des principes généraux et certains critères de contenu essentiel auxquels le Modèle ne peut faire abstraction.
En effet, le Modèle 231 ne peut exonérer l’entreprise de sa responsabilité que s’il est : 1. Efficace, c’est-à-dire apte à empêcher la commission d’infraction su sein de l’entreprise ou dans les relations avec les parties prenantes, 2. Effectivement mis en place, c’est-à-dire que les principes, les protocoles, et les procédures spécifiques de contrôle sont appliquées et respectées par les dirigeants et les subordonnés de l’entreprise, et contribuent, de manière décisive, à renforcer le système de contrôle interne.
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