I dirigenti, i dipendenti e i collaboratori dell’impresa sono a volte tentati di porre in essere dei comportamenti illeciti, sperando così di realizzare un guadagno economico immediato. Un tale calcolo si rivela spesso una strategia perdente perché questi tipi di comportamento possono essere, in qualsiasi momento, smascherati dal management o da un’inchiesta giudiziaria.
Naturalmente, il rischio legato a questi tipi di comportamenti è maggiore se l’equipe di direzione non ha adottato alcuna misura per proteggere l’impresa. Ciò può compromettere la credibilità dell’organizzazione e nuocere all’immagine e alla reputazione dell’impresa sul mercato.
Per evitare questo genere di rischio giuridico (penale e civile), il legislatore italiano ha stabilito che le imprese devono conformarsi alle disposizioni di cui al decreto legislativo 231/2001, relativo alla responsabilità amministrativa degli organismi constituiti in forma di persona morale o di una associazione, comprese quelle non dotate di personnalità giuridica.
Questo testo dispone che la responsabilità dell’impresa non può essere invocata se quest’ultima ha adottato e applicato, in modo efficace e prima che l’infrazione sia stata commessa, un modello di organizzazione, di gestione e di controllo (Modello 231) di natura a impedire le infrazioni constatate.
Il Modello 231
Il Modello 231 non è solo uno strumento di prevenzione del rischio penale, ma è anche uno strumento di controllo che permette di avere una visione globale dei diversi dispositivi di controllo – a carattere più specifico – esistenti nell’impresa. Questa particolarità del Modello 231 presenta il vantaggio di aiutare l’equipe di direzione a rilevare rapidamente le eventuali infrazioni commesse all’interno dell’organizzazione, grazie a dei meccanismi di controllo e di allarme e a delle misure d’informazione e di sensibilizzazione.
Avvertita per tempo, l’equipe di direzione potrà prendere, il prima possibile, le decisioni corretive che si impongono al fine di minimizzare i rischi e migliorare il sistema di controllo interno dell’impresa.
L’applicazione del Modello 231 è il risultato di attività di analisi e di progetto le cui fasi possono essere così riassunte:
- Identificazione analitica delle attività sensibili nel cui ambito le infrazioni possono essere commesse.
- Creazione di una cartografia dei rischi e definizione dei protocolli e delle procedure specifiche di controlo.
- Identificazione delle modalità di gestione dei flussi finanziari.
- Definizione degli standards generali di trasparenza delle attività.
- Istituzione dell’Organismo di vigilanza (OdV) e definizione dei flussi informativi verso quest’ultimo.
- Definizione di un sistema d’informazione (sistema informatico, flusso di reporting, sistema di indicatori di processi e di attività) in modo da permettere all’equipe di direzione e alle funzioni operative dell’impresa di svolgere i compiti loro assegnati.
- Formazione dei dipendenti e diffusione della cultura dell’etica e della conformità a tutti i livelli dell’impresa.
- Introduzione di un sistema disciplinare suscettibile di sanzionare, in modo appropriato, il non rispetto del Modello 231.
- Redazione di un Codice etico (allegato al Modello 231) contenente i principi e le regole di comportamento per tutti i destinatari del Modello : equipe di direzione, dipendenti, collaboratori, parti interessate (consulenti esterni, fornitori, autorità, banche etc.)nonché le filiali dell’impresa.
- Definizione di regole per l’aggiornamento del Modello 231 in caso di cambiamento dell’organizzazione oppure in caso di evoluzione delle disposizioni legislative e regolamentari
Una presa di posizione chiara, ferma e pubblica da parte dell’impresa in favore del rispetto delle norme di cui al decreto legislativo 231/2001 costituisce una condizione fondamentale per un buon programma di conformità. Senza dire che questo approccio si rivela essere lo strumento migliore che ha a disposizione l’impresa per evitare la responsabilità amministrativa, che non è altro che una responsabilità penale.
La struttura del Modello 231
Il Modello 231 è un documento composto di due parti : una parte generale e una parte speciale, suddivisa in diverse sezioni specifiche. Nella definizione del Modello 231, l’impresa deve conformarsi alle linee guida emanate dalle associazioni rappresentive di interessi di categoria (secondo il settore di business) approvate dal Ministero di giustizia e alle disposizioni previste dalla legislazione, europea e internazionale, in materia sopratutto di corruzione e di sicurezza ambientale.
- La parte générale
La parte generale del Modello 231 contiene i principi generali che i dirigenti, i dipendenti e i collaboratori devono rispettare all’interno dell’impresa e nelle relazioni con le parti interessate. La stuttura della parte generale deve necessariamente prevedere alcuni principi ed elementi essenziali ai fini della conformità del Modello 231 alle disposizioni di cui al decreto legislativo 231/2001.
In particolare, la parte generale deve soddisfare le seguenti condizioni : 1. Breve descrizione della storia dell’impresa : la sua missione, i suoi obiettivi, i suoi valori e il suo settore di business, 2. Presentazione dell’organizzazione e delle regole di governance, 3. Breve analisi della disciplina contenuta nel decreto legislatvo 231/2001 e delle componenti essenziali del Modello 231, 4. Descrizione dei delitti che possono determinare la responsabilità amministrativa dell’impresa, 5. Identificazione dei destinatari del Modello 231, 6. Ruolo, poteri e funzioni dell’Organismo di vigilanza (OdV), 7. Sistema disciplinare e identificazione delle sanzioni applicabili in caso di violazione del Modello 231.
- La parte speciale
La parte speciale – che può essere suddivisa in diverse sezioni specifiche tenuto conto della complessità dell’organizzazione, della governance e del settore d’intervento dell’impresa – identifica le attività nell’ambito delle quali possono essere commessi i delitti di cui al decreto legislativo 231/2001.
Si stabiliscono così i principi, i protocolli e le procedure di controllo che i dirigenti, i dipendenti, i collaboratori (…) devono applicare nell’esercizion delle loro funzioni in modo da evitare la commissione di infrazioni all’interno dell’impresa e nelle relazioni con le parti interessate.
Questo documento può essere più o meno dettagliato a seconda dei bisogni dell’impresa.
Conclusioni
Il decreto legislativo 231/2001 non disciplina con precisione la struttura del Modello 231, ma si limita a fissare i principi generali e alcuni criteri di contenuto essenziali ai quali il Modello non può prescindere.
In effetti, il Modello 231 può esonerare l’impresa da ogni responsabilità solo nel caso in cui è : 1. Efficace, vale a dire adatto ad impedire la commisione di infrazioni all’interno dell’impresa o nelle relazioni con le parti interessate, 2. Effettivamente applicato, nel senso che i principi, i protocolli e le procedure specifiche di controllo sono applicate e rispettate all’interno dell’imprea e contribuiscono, in modo decisivo, a rafforzare il sistema di controllo interno.
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