L’applicazione del Modello 231 deve potersi appoggiare su competenze, tecniche giuridiche e strumenti specifici. Questi tre elementi sono diventati ormai indispensabili sia per prevenire i rischi relativi all’attività dell’impresa che per tutelarla dalle sanzioni disciplinari derivanti dagli obblighi regolamentari di prevenzione.
Fra gli strumenti di compliance (formazione dei dipendenti, sistema disciplinare, protocolli e procedure specifiche di controllo) messi a disposizione delle imprese per rendere pienamente efficace ed effettivamente applicato il Modello 231, il legislatore italiano assegna un ruolo centrale all’organismo di vigilanza (Odv), che è un organo interno dotato di poteri autonomi di iniziativa e di controllo.
La composizione, i poteri, il budget e le regole di funzionamente dell’organismo di vigilanza sono contenute nella parte generale del Modello 231. Altre disposizioni si trovano anche nel regolamento interno dell’Odv e nei protocolli specifici di controllo.
Compiti dell’Odv
Uno dei presupposti indispensabili perché l’impresa possa essere esonerata dalla responsabilità amministrativa è che abbia appunto proceduto all’istituzione dell’organismo di vigilanza (Odv). Questo organo è incaricato di supervisionare l’efficacità e l’effettiva applicazione delle disposizioni previste dal Modello 231.
Per portare a termine questa missione, l’organismo di vigilanza (Odv) deve :
- Verificare che il mangement abbia adottato delle misure d’informazione, di formazione e di sensibilizzazione in modo che i dipendenti, i collaboratori e, eventaulemente, le filiali operative dell’impresa possano avere conoscenza dei principi e delle regole previste dal Modello 231.
- Verificare che il Modello 231 è adeguato ed efficace nella prevenzione dei comportamenti illeciti.
- Verificare che il Modello 231 e il Codice etico sono correttamente applicati all’interno dell’impresa e nelle relazioni con le parti interessate.
- Stabilire il piano annuale delle attività di supervisione delle strutture operative e funzionali dell’impresa.
- Promuovere l’aggiornamento del Modello 231 al fine di tener conto delle evoluzioni normative e regolamentari e dei cambiamenti intervenuti nella struttura organizzativa dell’impresa.
- Gestire i flussi informativi che genera o riceve.
- Presentare un rapporto annuale di attività agli organi di governance dell’impresa.
Per quanto riguarda i flussi informativi verso l’organismo di vigilanza (Odv), va sottolineato che la legge n° 179 del 30 novembre 2017, recante delle disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità, ha disposto che il Modello 231 deve necessariamente prevedere uno o più canali che permettono ai dirigenti e subordonati di segnalare (whistleblowing) le infrazioni commesse all’interno dell’impresa, garantendo l’anonimanto e la riservatezza della segnalazione.
Il testo del decreto legislativo 231/2001 così modificato su questo punto è un pò generico, la maggior parte degli autori sono dell’avviso che le denunce devono essere indirizzate all’organismo di vigilanza che è l’organo meglio posizionato nell’organizzazione per gestire la procedura di raccolta delle segnalazioni effettuate dai dirigenti e dipendenti dell’impresa.
Nomina e composizione dell’Odv
L’organismo di vigilanza si compone di tre membri, interni o esterni, di cui uno esercita le funzioni di presidente. I membri esterni sono scelti fra gli accademici e i professionisti aventi provate competenze ed esperienze nell’ambito della gestione degli affari, del controllo e dell’audit.
I membri dell’organismo di vigilanza sono nominati dal consiglio di amministrazione e la durata del loro mandato è di tre anni. Non possono esercitare per più di due volte consecutive il loro mandato.
Il consiglio di amministrazione accorda all’organismo di vigilanza le risorse finanziarie necessarie per l’esecuzione delle sue attività. A questo proposito, l’Odv deve notificare ogni anno al consiglio di amministrazione il rapporto delle attività e delle spese sostenute durante l’esercizio delle sue funzioni.
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