Il Modello 231 per essere pienamente efficace deve istituire un sistema disciplinare per permettere di sanzionare i dirigenti, i dipendenti e tutti coloro che collaborano con l’impresa in caso di non rispetto delle disposizioni del Codice etico, dei principi e delle procedure specifiche di controllo previste dal Modello.
L’obiettivo prioritario di questo sistema è di razionalizzare le buone pratiche, d’integrare all’interno dell’impresa una cultura e una dimensione comportamentale virtuosa e di rendere chiara – attraverso la diffusione del Codice etico e delle procedure specifiche – la ferma volontà dell’impresa a perseguire tutte le violazioni del Modello 231.
In alcun caso la convinzione di agire nell’interesse dell’impresa può giustificare, anche in parte, comportamenti illeciti in contraddizione con le disposizioni del Codice etico e i principi e le procedure di controllo contenute nel Modello 231.
Nel perseguimento di questo obiettivo, il legislatore italiano si è ispirato al diritto americano della compliance, secondo il quale il sistema di sanzioni è un perno indispensabile per il buon funzionamento, l’applicazione e il rispetto dei compliance programs.
Conviene precisare che l’applicazione di sanzioni disciplinari è indipendente dalla commissione di un delitto e dall’enventuale istaurazione di una procedura penale. Il Modello 231 non mira a duplicare le disposizioni del Codice penale, ma a stabilire un quadro di principi, di regole, di misure di vigilanza e di prevenzione destinate a prevenire comportamenti illeciti e delitti.
La struttura del sistema sanzionatorio
Un buon sistema di sanzioni deve privilegiare la prevenzione, l’autonomia, e l’autoregolamentazione alla punizione. Ciò vuol dire che l’impresa non deve solamente limitarsi a integrare la norma giuridica, ma deve intraprendere e perseguire un approccio finalizzato a promuovere la cultura dell’etica e della prevenzione dei delitti all’interno dell’organizzazione.
A tale titolo, il Modello 231 deve prevedere delle sanzioni adeguate e specifiche per i dirigenti, i dipendenti e i collaboratori esterni dell’impresa.
Nei diversi casi, l’applicazione della sanzione disciplinare deve essere giustificate e proporzionata alla gravità dell’infrazione constatata. In pratica, gli atti illeciti commessi dai destinatari del Modello 231 devono essere valutati tenendo conto dei principi e delle condizioni seguenti : la condotta dell’autore, l’importanza e la gravità della violazione, la responsabilità gerarchica o tecnica della persona interessata, la presenza di circostanze aggravanti o attenuanti, la gravità dei danni subiti dall’impresa e l’eventuale condivisione della responsabilità con altre persone parti dell’organizzazione.
Inoltre, il Modello 231 può ugualmente prevedre – nell’ambito della politica di whistleblowing – un meccanismo di ricompensa destinato a promuovere, a tutti i livelli dell’organizzazione, la cooperazione e la collaborazione dei whistleblowers nell’applicazione effettiva delle prescrizioni previste dal Modello.
Il sistema disciplinare è pertanto oggetto di monitoraggio e valutazione permanente da parte dell’organismo di vigilanza (Odv) e dell’organo di governance dell’impresa, che devono assicurare l’applicazione effettiva di questo sistema, nonché dei principi e procedure di controllo previste dal Modello 231.
In questo caso, l’organismo di vigilanza (Odv) deve segnalare all’organo di governance i problemi e le vulnerabilità presenti nel sistema disciplinare in modo che quest’ultimo possa prendere le misure che si impongono.
Il sistema dsciplinare dei dipendenti
Tutti i dipendenti, nell’esercizio della loro attività, devono conformarsi e rispettare le prescrizioni previste dal Codice etico e dalle procedure specifiche di controllo, contenute nel Modello 231. In caso di violazione, questi possono vedersi infliggere, secondo le circostanze, una delle seguenti misure disciplinari :
- Avvertimento verbale o scritto : in caso di violazione, per imprudenza o negligenza, delle prescrizioni e procedure previste dal Modello 231 oppure in caso di recidiva.
- Sanzione amministrativa : oltre che nei casi di recidiva, la sanzione amministra potrà essere applicata nel caso in cui il comportamento, per imprudenza o negligenza, del dipendente potrebbe nuocere all’efficacia e all’effetiva applicazione del Modello 231.
- Sospensione del lavoro e della remunerazione per un periodo determinato in caso di gravi violazioni di procedure e prescrizioni suscettibili di far sorgere la responsabilità dell’impresa. In questo caso, il periodo e l’ammontare della remunerazione sospesa deve essere determinato conformemente alle disposizioni previste dal CCNL (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro).
- Licenziamento con preavviso : in caso di gravi e reiterate violazioni di procedure e prescrizioni del Modello 231 suscettibili di avere una incidenza importante nelle realzioni esterne dell’impresa.
- Licenziamento per errori gravi senza preavviso : in caso di gravi e reiterate violazioni di procedure e prescrizioni del Modello 231, nonché in caso di violazione o di elusione del sistema di controllo interno commesse, tra l’altro, attraverso la sottrazione, la distruzione e l’alterazione di documenti e informazioni.
L’applicazione di queste misure disciplinari deve essere effettuata in conformità con le regole di procedura previste dallo Statuto dei Lavoratori (di cui alla legge 300/1970) e con il CCNL (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro), secondo un principio di proporzionalità in funzione della gravità della violazione e tenuto conto del fattore di recidiva.
Il sistema disciplinare di dirigenti e amministratori
Se la violazione di procedure e prescrizioni previste dal Modello 231 è commessa dai dirigenti dell’impresa, le misure enunciate in precedenza a proposito dei dipendenti possono essere applicate a questi ultimi tenedo conto delle disposizioni stabilite dalla legge e dal contratto di lavoro loro applicabile.
In caso di comportamenti illeciti da parte degli amministratori, il consiglio di amministrazione – dopo essere stato informato dall’organismo di vigilanza (Odv) e dal presidente dell’organo di controllo – può adottare le misure necessarie e, nel caso, convocare l’assemblea generale degli azionisti per procedere alla loro sostituzione.
Il sistema disciplinare di collaboratori e partners dell’impresa
Se i collaboratori esterni e i partners commerciali o finanziari dell’impresa non rispettano i principi e le procedure di controllo previste dal Modello 231, l’organismo di vigilanza (Odv) deve informare immediatamente il consiglio di amministrazione, che valuterà le modalità per procedere alla valutazione della violazione.
In caso di violazioni gravi e reiterate, il consiglio di amministrazione potrà chiedere la cessazione immediata del contratto o la sua risoluzione, tenendo conto di quanto dalle clausole specifiche del contratto concluso, in precedenza, con la parte responsabile dell’illecito.
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