Le Modèle 231 pour être pleinement efficace doit instituer un système de sanctions permettant de sanctionner les dirigeants, les salariés et tous ceux qui collaborent avec l’entreprise en cas de non-respect des dispositions du Code d’éthique et des principes et procédures spécifiques de contrôle visées par le Modèle.
L’objectif prioritaire de ce système est d’assainir les pratiques, d’intégrer au sein de l’entreprise une culture et une dimension comportementale vertueuse et de rendre claire – par la diffusion du Code d’éthique et des procédures spécifiques – la ferme volonté de l’entreprise à poursuivre toute violation du Modèle 231.
En aucun cas la conviction d’agir dans l’intérêt de l’entreprise ne peut justifier, même en partie, des comportements illicites en contradiction avec les dispositions du Code d’éthique et les principes et procédure de contrôle contenues dans le Modèle 231.
Dans la poursuite de cet objectif, le législateur italien s’est inspiré du droit américain de la compliance, selon lequel le système de sanctions est un axe indispensable pour le bon fonctionnement, l’application et le respect des compliance programs.
Il convient de préciser que l’application de sanctions disciplinaires est indépendante de la commission d’un délit et de l’éventuelle instauration d’une procédure pénale. Le Modèle 231 ne vise pas à dupliquer les dispositions du Code pénal, mais à établir un cadre de principes, de règles, de mesures de vigilance et de prévention destinées à prévenir les comportements illicites et les agissements délictueux.
La structure du système de sanctions
Un bon système de sanctions doit privilégier la prévention, l’autonomie et l’autorégulation à la punition. Cela veut dire que l’entreprise ne doit plus seulement se limiter à intégrer la norme juridique, mais elle doit s’engager et poursuivre une démarche proactive finalisée à promouvoir la culture de l’éthique et de la prévention de délits au sein de l’organisation.
A ce titre, le Modèle 231 doit prévoir des sanctions adéquates et spécifiques pour les dirigeants, les salariés et les collaborateurs externes de l’entreprise.
Dans les différents cas, l’application de la sanction disciplinaire doit être justifiée et proportionnée à la gravité de l’infraction constatée. En pratique, les agissements fautifs commis par les destinataires du Modèle 231 doivent être évalués en tenant compte des principes et conditions suivantes : la conduite de l’auteur, l’importance et la gravité de la violation, la responsabilité hiérarchique ou technique de la personne concernée, la présence de circonstances aggravantes ou atténuantes, la gravité des dommages subis par l’entreprise et l’éventuel partage de la responsabilité avec d’autres personnes parties de l’organisation.
En outre, le Modèle 231 peut également prévoir – dans le cadre de la politique de whistleblowing – un mécanisme de récompense destiné à promouvoir, à tous les niveaux de l’organisation, la coopération et la collaboration des lanceurs d’alerte dans l’application effective des prescriptions visées par le Modèle.
Le système disciplinaire fait donc l’objet d’un suivi et d’une évaluation permanente de la part de l’organisme de vigilance (Odv) et de l’organe de gouvernance de l’entreprise, qui doivent assurer l’application effective de ce système disciplinaire, ainsi que des principes et procédures de contrôle visées par le Modèle 231 au sein de l’organisation.
Dans ce cas, l’organisme de vigilance (Odv) doit signaler à l’organe de gouvernance les problèmes et les vulnérabilités présentes dans le système disciplinaire de manière qu’il puisse prendre les mesures correctives qui s’imposent.
Le système disciplinaire des salariés
Tous les salariés, dans l’exercice de leur activité, doivent se conformer et respecter les prescriptions prévues par le Code d’éthique et les procédures spécifiques de contrôle, contenues dans le Modèle 231. En cas de violation, ils peuvent se voir infliger selon la situation, l’une des mesures disciplinaires suivantes :
- Avertissement oral ou écrit : dans le cas de violation, par imprudence ou négligence, des prescriptions et procédures visées par le Modèle 231 ou bien dans le cas de récidive.
- Amende : outre le cas de récidive, la sanction de l’amende pourra être appliquée dans le cas où le comportement, par imprudence ou négligence, du salarié pourrait miner l’efficacité et l’effective application du Modèle 231.
- Suspension du travail et de la rémunération pour une période déterminée en cas de graves violations de procédures et de prescriptions susceptibles d’engager la responsabilité de l’entreprise. Dans ce cas, la période et le montant de la rémunération suspendue doivent être déterminés conformément aux dispositions visées par la CCNL (Convention Collective de Travail National).
- Licenciement avec préavis : en cas de graves et réitérées violations de procédures et prescriptions du Modèle 231 susceptibles d’avoir une incidence importante dans les relations extérieures de l’entreprise.
- Licenciement pour fautes graves sans préavis : en cas de graves et réitérées violations de procédures et prescriptions du Modèle 231, ainsi qu’en cas de violation ou d’élution du système de contrôle interne commise à travers la soustraction, la destruction et l’altération de documents et informations.
L’application de ces mesures disciplinaires doit être effectuée en conformité avec les règles de procédure visées par le Statut des Travailleurs (dont à la loi 300/1970) et par la CCNL (Convention Collective de Travail National), selon un principe de proportionnalité en fonction de la gravité de la violation et en tenant en compte du facteur de récidive.
Le système disciplinaire de dirigeants et administrateurs
Si la violation de procédures et prescriptions visées par le Modèle 231 est commise par des dirigeants de l’entreprise, les mesures énoncées précédemment à propos des salariés peuvent être appliquées aussi à ces derniers en tenant compte des dispositions visées par la loi et par le contrat de travail applicable à ceux-ci.
En cas de comportement illicite de la part des administrateurs, le conseil d’administration – après avoir été informé par l’organisme de vigilance (Odv) et par le président de l’organe de surveillance -peut prendre toute mesure nécessaire et, le cas échéant, décider de convoquer l’assemblée générale des actionnaires pour procéder à leur remplacement.
Le système disciplinaire de collaborateurs et partenaires de l’entreprise
Si les collaborateurs externes ou les partenaires commerciaux ou financiers de l’entreprise ne respectent pas les principes et les procédures de contrôle visées par le Modèle 231, l’organisme de vigilance (Odv) doit informer immédiatement le conseil d’administration, qui évaluera les modalités pour procéder à l’évaluation de la violation.
En cas de violations graves et réitérées, le conseil d’administration pourra procéder à la cessation immédiate du contrat ou à sa résiliation, selon ce qui est prévu dans les clauses spécifiques du contrat conclu précédemment avec la partie responsable de l’agissement fautif.
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