La mise en œuvre du Modèle 231 doit pouvoir s’appuyer sur un savoir-faire, des techniques et des outils spécifiques. Ces trois éléments sont devenus désormais incontournables tant pour prévenir les risques liés à l’activité de l’entreprise que pour prémunir celle-ci des sanctions disciplinaires découlant des obligations règlementaires de prévention.
Parmi les outils de compliance (formation des salariés, système disciplinaire, protocoles et procédures spécifiques de contrôle) mis à la disposition des entreprises pour rendre pleinement efficace et effectivement en place le Modèle 231, le législateur italien assigne un rôle central à l’organisme de vigilance (Odv), qui est un organe interne de l’entreprise doté de pouvoirs autonomes d’initiative et de contrôle.
La composition, les pouvoirs, le budget et les règles de fonctionnement de l’organisme de vigilance sont contenues dans la partie générale du Modèle 231. D’autres dispositions se trouvent aussi dans le règlement interne de l’Odv et dans les protocoles spécifiques de contrôle.
Mission de l’Odv
L’un des présupposés indispensables pour que l’entreprise puisse être exonérée de la responsabilité administrative est qu’elle a procédé à l’institution de l’organisme de vigilance (Odv). Cet organe est chargé de superviser l’efficacité et l’effective mise en place des prescriptions visées par le Modèle 231.
Pour mener à bien cette mission, l’organisme de vigilance (Odv) doit :
- Vérifier que le mangement a adopté de mesure d’information, de formation et de sensibilisation afin que les salariés, les collaborateurs et, le cas échéant, les filiales opérationnelles de l’entreprise puissent avoir connaissance des principes et règles visées par le Modèle 231.
- Vérifier que le Modèle 231 est adéquat et efficace dans la prévention des comportements illégaux.
- Vérifier que le Modèle 231 et le Code d’éthique sont correctement appliqués au sein de l’organisation et dans les relations avec les parties prenantes.
- Etablir un plan annuel des activités de supervision au sein des structures opérationnelles et fonctionnelles de l’entreprise.
- Promouvoir la mise à jour du Modèle 231 afin de tenir compte des évolutions normatives et réglementaire et de tout changement dans la structure e l’organisation de l’entreprise.
- Gérer les flux informatifs qu’il génère ou qu’il reçoit.
- Présenter un compte-rendu annuel d’activité aux organes de gouvernance de l’entreprise.
Pour ce qui concerne les flux informatifs vers l’organisme de vigilance (Odv), il faut souligner que la loi n° 179 du 30 novembre 2017, portant dispositions sur la protection des lanceurs d’alerte, a établi que le Modèle 231 doit nécessairement prévoir un système d’alerte (whistleblowing) afin de permettre aux dirigeants et subordonnés de signaler ou de relever les infractions commises au sein de l’entreprise, tout en garantissant l’anonymat et la confidentialité du signalement.
Même si le texte du décret législatif 231/2001 ainsi modifié est un peu générique à ce sujet, la plupart des auteurs sont cependant d’avis que les dénonces doivent être adressées à l’organisme de vigilance, qui est l’organe mieux placé, dans l’entreprise, pour gérer la procédure de recueil des signalements de lanceurs d’alerte.
Nomination et composition de l’Odv
L’organisme de vigilance se compose de trois membres, internes ou externes, dont l’un exerce les fonctions de président. Les membres externes de l’organisme de vigilance sont choisis parmi des académiciens ou professionnels ayant une expertise prouvée et une expérience dans le cadre de la gestion des affaires, du contrôle et de l’audit.
Les membres de l’organisme de vigilance sont nommés par le conseil d’administration et la durée de leur mandat est de trois ans. Ils ne peuvent pas exercer cette mission plus de deux fois consécutivement.
Le conseil d’administration accorde à l’organisme de vigilance les ressources financières nécessaires pour l’exécution de ses propres activités. A cet effet, il doit notifier chaque année au conseil d’administration un compte rendu d’activité des dépenses soutenues pendant l’exécution de sa mission.
gp@giovannellapolidoro.com